WDS: Estate Pro – Автоматизация учета аренды недвижимости

Скриншоты

Рис.1. Общий вид блока по управлению клиентскими отношениями (Client Relationship Management, CRM) Общий вид блока CRM

 

Общий вид блока по управлению клиентскими отношениями. Здесь сосредоточен функционал для менеджера по поиску арендаторов: создание заявок и 

событий по ним, а также потенциальных клиентов и контрагентов. Здесь же доступен отчет по событиям, дающий массу аналитической информации: 

от источников рекламы, приносящих клиентов, до результативности каждого менеджера в отдельности. Здесь можно увидеть результативность работы 

какого-либо агентства недвижимости, а также все события по конкретному клиенту. Фильтроватьотчет можно также по признаку "входящие/исходящие события". Еще один полезный фильтр - по виду использования площади. Например, если у Вас освобождается площадь кафе, можно 

отфильтровать все прошлые события по виду использования, и увидеть всех потенциальных клиентов, претендовавших на площадь кафе. 

 

Рис.2. Карточка события CRMКарточка события

 

Указав дату следующего события, менеджер получит в эту дату напоминание о необходимости совершить звонок данному клиенту. На вкладке "Цепочка событий" можно увидеть всю историю общения с данным клиентом. Карточки событий - главные повседневный инструмент клиентского менеджера, замена ежедневника и Outlook, и вместе с тем важный инструмент для руководителя, который хочет держать руку на пульсе всех важных процессов. Карточки событий дают возможность в любое время посмотреть последовательность событий и контакты клиентов.

 

Рис.3. Экспликации помещений.

Общий вид блока Экспликации

На каждый этаж здания единожды заполняется экспликация, после чего комнаты становятся доступными для выбора их в договоре аренды. При этом к каждому этажу привязывается план помещения, заранее выполненный в программе Microsoft Visio (входит в стандартный пакет программ Microsoft Office), и устанавливается соответствие комнаты на плане строке экспликации помещений. Далее при выборе в договоре аренды какой-либо комнаты она (комната) будет показана на плане как занятая (отмечена красным цветом). Свободные комнаты отмечаются зеленым цветом. Площади общего пользования и технические площади окрашиваются в желтый цвет.

 

Рис.4. Отчет по площадям

Отчет по площадям

Отчет можно сформировать как по всем Вашим объектам сразу, так и по любой комбинации объектов или по одному из них. Красный цвет - площади уже заняты по договору аренды. Двойной клик на номере договора аренды открывает его, и можно посмотреть, например, когда он заканчивается и на каких условиях заключен. Отчет формируется на любую заданную дату. Скажем, если договор аренды заканчивается 30 октября 2014 года, то отчет от 30 октября покажет площадь как занятую, а от 1 ноября она уже будет окрашена в зеленый (свободный) цвет.

 

Рис.5. Договор аренды недвижимости.

Договор Аренды - вкладка 1

 

На вкладке "Занимаемые площади" при нажатии кнопки "Добавить" открываются Экспликации помещений. Двойным щелчком выбираем комнаты, и они фиксируются в данном договоре. Общая площадь рассчитывается суммированием площади выбранных комнат. С момента сохранения документа "Договор аренды" указанные в нем площади становятся занятыми в Отчете по площадям и на планах помещений Visio.

 

Рис.6. План помещения

План помещения в Visio

 

Щелчок мышью на любой комнате выведет справа от плана всю информацию о комнате: точное местоположение, занято/свободно, каким договором занято (и подробности по договору и арендатору).

 

Рис.7. Договор аренды недвижимости - вкладка "Статьи затрат на коммунальные услуги"

Договор Аренды - вкладка 2

 

По опыту известно, что на разных объектах недвижимости (а иногда и в пределах одного объекта) арендаторы потребляют разные виды коммунальных услуг. Например, у одного арендатора оплата отопления будет по счетчику, а у другого она исторически включена в постоянную часть арендной платы. Это возможно учесть, прописав в каждом договоре те статьи затрат, по которым необходимо будет автоматически рассчитывать стоимость и выставлять счета.

 

Рис.8. Договор аренды недвижимости - вкладка "Условия договора"

Договор аренды - вкладка 3

 

Здесь подробно описываются условия договора: арендные ставки, валютный коридор (если есть), процент и частота повышения арендной ставки. Есть возможность указать несколько видов ставок и применить их к разным площадям внутри одного договора. Это позволяет легко учитывать в одном документе начисление аренды в тех случаях, когда у арендатора разные типы помещений в аренде в рамках одного договора. Например, арендуется офис и склад. Разные объекты, разные цены. Все учитывается в одном договоре.

 

 Рис.9. Начисления по договору аренды.

Начисление аренды по договору

Все виды арендной платы собраны в одном документе. 

 

Рис.10. Ввод тарифом по статьям коммунальных затрат

Ввод тарифов поставщиков коммунальных услуг

 

Этот документ позволяет единожды внести тарифы, предоставленные поставщиками коммунальных затрат, и далее эти тарифы используются для автоматического начисления компенсации за коммунальные услуги арендаторам. Для этого также вносятся данные о количестве потребленных услуг каждым арендатором (в натуральных показателях). Опыт показал, что данный функционал позволяет экономить две штатные позиции в структуре управляющей компании.

 

Рис.11. Документ "Расчет переменной части арендной платы"

Расчет компенсации арендатора за коммунальные услуги

 

При открытии данного документа автоматически заполняются строки данным из действующих в данном периоде договорам аренды и ранее указанным  них статьям затрат на коммунальные услуги. Остается лишь заполнить потребление каждой услуги каждым арендатором. Далее формируется счет, расшифровка и акт для клиента.